Postes à pourvoir

- Assistant(e) de Direction / Secrétariat du Directeur
FamillePersonnel non médical
Groupe métierADMINISTRATIF
MétierSecrétaire de Direction
Date de publication08/07/2021
Date limite de candidature10/09/2021
Nombre d'offre(s)1
RémunérationOui
Description

Activités

 

Administratif :

 

  • Tenue de l’Agenda électronique du Directeur
  • Matin (une semaine sur deux) : traitement et ouverture du courrier
  • Tenue du tableau des gardes administratives
  • Arrivée d’un nouveau directeur : PV d’installation, délégations de signature ; transmission au Comptable du trésor et à la Préfecture
  • Régies d’avances et de recettes : frappe et diffusion, mise à jour selon les mouvements de personnel (à la demande de la responsable facturation)
  • Congés du Directeur : mail de demande de congés à l’ARS
  • Téléphone : filtrage des appels ; prise de rendez-vous
  • Frappe de courriers, prise de notes, mise en forme de documents
  • Rapport d’activité (annuel) : collecte des informations, frappe et mise en forme du document, édition, diffusion
  • Organisation de réunions : réservation de salle, envoi de convocations
  •  Ordinateur de garde : mise à jour chaque vendredi
  • Dossiers partagés : mise à jour de certains documents, ordre du jour du CODIR, veille réglementaire Sentinelle, ordre du jour du Directoire…
  • Diffusion de courrier reçu : en pdf par mail aux personnes concernées
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
  • Classement

 

 

Médecins :

 

  • Gestion du tableau des gardes et astreintes des médecins : chaque mois, collecte des informations pour réalisation du tableau et diffusion interne (intranet) et externe + actualisation régulière
  • Gestion des demandes d’intérims médicales (Dans le respect des règles du marché) + gestion de l’ordre de mission + recherche d’hébergement (gîtes, hôtel, internat…)
  • Publication de la vacance de postes médicaux sur le site du Centre National de Gestion des Praticiens Hospitaliers : Préparation de la liste avec le Directeur des Affaires Médicales, suivi, réception des candidature(s), rédaction des avis CME et chef de pôle et envoi.
  • A la réception de l’arrêté de nomination : gestion du dossier : procès-verbal d’installation, demande des pièces administratives, copie des diplômes… ; rédaction du contrat d’engagement de service public exclusif ; remise du dossier (complet) au bureau du personnel (et information donnée au service financier)
  • Suivi des renouvellements de contrat d’engagement de service public exclusif (et diffusion)
  • Suivi des renouvellements de contrat de praticien attaché ou praticien contractuel (et diffusion)
  • Diffusion des arrêtés de changement d’échelon des médecins
  • Suivi des congés des médecins et des Comptes Epargne Temps
  • Contrats TTA (temps de travail additionnel)
  • Elaboration et suivi du plan de formation médicale

 

Instances :

 

  • Préparation des ordres du jour avec l’équipe de direction et le président de la CME
  • Frappe des ordres du jour
  • Mise en forme de certains documents
  • Envoi des convocations et des documents
  • Prise de notes à la CME et au Conseil de Surveillance ; rédaction des procès-verbaux et diffusion
  • Selon les dossiers traités durant les instances (EPRD, compte financier…) : rédaction des délibérations ou des décisions du directeur ; préparation et envoi des documents aux tutelles

 

 

Communication :

 

  • Ponctuellement, ou remise en page de documents institutionnels
  • Participation aux réunions relatives au Journal Interne « comité de rédaction »
  • Mise en page du Journal Interne, édition, et diffusion
  • Mise à jour des sites FHF, Politi etc…

 

 

En l’absence du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Soins :

 

  • Gestion des demandes de remplacements : logiciel gestion des remplacements Hublo et/ou intérim IDE et AS en relation avec la (les) agence(s) d’intérim : mise à jour du planning, pointage des contrats, envoi des relevés d’activité à l’agence (par mail)
  • Réception de ses appels téléphoniques
  • Prises de rendez-vous si urgent
  • Frappe de courriers urgents
Adresse

Monsieur Le Directeur

Centre Hospitalier du Sud Charente

Route de Saint Bonnet

16300 Barbezieux Saint Hilaire

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